Concedere l’autorizzazione del Consorzio all’utilizzo dei simboli previa definizione di un contratto con oneri economici in genere superiori a quelli prodotti in ambito senese, richiedendo il posizionamento del logo "Autorizzazione" del ConsorzioGESTIONE
Per gestire correttamente la problematica occorre procedere innanzi tutto ad un processo costante di monitoraggio, per quanto possibile, della presenza di siti, pubblicazioni e/o prodotti multimediali di nostro interesse (mediante ricerche, segnalazioni, informazioni, ecc.). Tale processo deve trovare naturale continuità nell’alimentazione e gestione di un apposito archivio in cui inserire tutte le informazioni utili.
Ogni nostro interessamento, qualora ritenuto congruo e opportuno, dovrà concretizzarsi nella definizione della concessione del "Nulla Osta" per le attività non commerciali ed alla definizione e stipula del relativo contratto di "Autorizzazione" a fronte di attività di tipo commerciale.
Se il nostro intervento avviene a fronte di specifica segnalazione o monitoraggio, occorre richiedere espressa adesione alle suddette regole da parte del gestore e/o produttore. In caso di non adesione alle nostre richieste sarà attivata la procedura legale di tutela che prevede l’invio di una comunicazione di diffida e successivamente l’affidamento della pratica al nostro Studio Legale.
Qualora l’attività e/o il prodotto siano lesivi, offensivi e/o denigratori della nostra immagine, la pratica sarà passata al nostro Studio Legale per le valutazioni di pertinenza sulle modalità ed opportunità di attivazione della fase di tutela le cui modalità dovranno essere comunque decise in sede di Consiglio di Amministrazione.

REGOLAMENTO

Regolamento interno (Agg.to 14/04/05)

1. Disposizioni di collegamento con lo Statuto Sociale

1.1 – Destinazione del patrimonio sociale in caso di scioglimento

In caso di scioglimento del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena, il patrimonio sociale residuo sarà, fermo restando le norme che prevedono la destinazione del fondo sociale al fondo per la cooperazione, devoluto ad opere di mutualità a favore della collettività della città di Siena.

1.2 – Mutualità dell’attività sociale

Le Contrade socie operano attraverso il Consorzio per la Tutela del Palio di Siena apportando i diritti relativi all’utilizzo della propria immagine verso l’esterno, nei giorni del Palio e durante tutto l’anno; i relativi atti delle Contrade socie verso l’esterno, nel comune interesse ed intervento, sono attuate attraverso il Consorzio per la Tutela del Palio di Siena.

Le Contrade apportano al Consorzio per la Tutela del Palio di Siena le risorse umane necessarie allo svolgimento dell’attività sociale, attraverso i propri contradaioli.

1.3 – Svolgimento attività a favore dei soci

Fermo rimanendo il diritto di ciascuna Contrada di provvedere alla tutela della propria immagine, il Consorzio per la Tutela del Palio di Siena ha il fine statutario di esperire ogni iniziativa a tutela delle stesse.

Qualora siano poste in essere azioni contro la totalità delle Contrade, il Consorzio per la Tutela del Palio di Siena, in ottemperanza allo Statuto, è delegato alle necessarie operazioni di tutela.

Inoltre il Consorzio per la Tutela del Palio di Siena potrà effettuare acquisti di beni e/o servizi utili alla totalità dei soci, destinandovi le proprie disponibilità. Tali beni e/o servizi, che saranno individuati in apposita delibera del Consiglio di Amministrazione, rimarranno di proprietà del Consorzio stesso pur nella disponibilità delle singole Contrade socie.

2. Aree di responsabilità e deleghe formali

2.1 - Presidente:

Ha la rappresentanza istituzionale del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena.

2.2 – Vice Presidente:

Sostituisce il Presidente in sua assenza.

Coordina i progetti che coinvolgono più aree.

2.3 – Area MARCHIO e ORGANIZZAZIONE:

MARCHIO

Si occupa di tutta la problematica legata al marchio sia in tema di registrazione che di applicazione degli stessi. In particolare cura tutti gli aspetti legati alla registrazione dei marchi, alla concessione dei diritti di sfruttamento dei marchi stessi.

Si occupa di tutta la problematica legata alla tutela ed alle relative attività, anche di natura legale, che si rendano necessarie.

ORGANIZZAZIONE

Si occupa di razionalizzare le modalità di lavoro dell’area e più in generale dell’intero Consorzio per la Tutela del Palio di Siena.

2.4 - Area IMMAGINE e COMUNICAZIONE

IMMAGINE

Si occupa di tutta la problematica legata alle immagini aventi per oggetto il Palio di Siena e le Sue Contrade (cinema, televisione, editoria, ecc.). In particolare cura tutti gli aspetti legati alla produzione e distribuzione delle produzioni multimediali, alla realizzazione e messa in onda di trasmissioni televisive, alla verifica della qualità di quanto prodotto, ai rapporti con la stampa.

COMUNICAZIONE

Si occupa degli aspetti legati alla comunicazione fra il Consorzio per la Tutela del Palio di Siena ed i Soci (Contrade) e fra Consorzio per la Tutela del Palio di Siena ed il mondo esterno con particolare riguardo alle Istituzioni Senesi.

In considerazione del fatto che l’ Area MARCHIO e ORGANIZZAZIONE e l’Area IMMAGINE e COMUNICAZIONE sono quelle più complesse ed articolate, saranno di norma presidiate, salvo diversa ed espressa indicazione, oltre che dai rispettivi Amministratori Delegati, anche da altrettanti Consiglieri che offriranno il proprio contributo secondo quanto di volta in volta stabilito dal Consiglio di Amministrazione.

2.5 – Area SOCIETARIA

Si occupa degli aspetti legati alle problematiche amministrative, tributarie e societarie ed alla gestione finanziaria del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena.

Cura la predisposizione e l’aggiornamento del Regolamento Interno.

2.6 – Area INNOVAZIONE

Si occupa dei progetti riguardanti il Consorzio per la Tutela del Palio di Siena con alto impatto tecnologico ed innovativo.

In questo ambito progettuale coordina le Aree di riferimento interne e tiene i rapporti con i partner esterni.

2.7 – Segretario del Consiglio di Amministrazione

Si occupa degli adempimenti amministrativi relativi alla convocazione degli organi sociali e della relativa stesura dei verbali di riunione.

Sovrintende agli adempimenti contabili del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena.

3. Deleghe legali, autonomie e obblighi

3.1 - Deleghe legali

"Sono pertanto conferiti all’ Amministratore Delegato dell’Area Marchio i poteri che di seguito vengono elencati:

• rappresentare in Italia e all’estero la Società nei rapporti con l’Amministrazione dello Stato centrale e periferica, con Enti pubblici e privati, con Persone fisiche e giuridiche, relativamente a tutto ciò che concerne la produzione e commercializzazione di materiale, oggettistica, merchandising, nel senso più ampio, avente ad oggetto il Palio di Siena e le sue Contrade;
• stipulare con tutte le clausole opportune, compresa quella compromissoria, modificare e risolvere, cedere ed acquisire per cessione, contratti e convenzioni di noleggio, trasporto, comodato, somministrazione, opera e altri aventi per oggetto prestazioni di servizi in genere, assicurazione, mediazione, commissione, spedizione agenzia e concessioni di vendita, deposito e anche con l’Amministrazione dello Stato, con Enti pubblici e privati, il tutto avente ad oggetto la produzione, distribuzione, commercializzazione dei beni indicati al punto che precede;
• acquisire contributi, royalties, aggi, o quant’altro comunque denominato, accettare le condizioni inerenti, sottoscrivere i necessari documenti e rilasciare le relative quietanze, inerenti la produzione, distribuzione, commercializzazione dei beni indicati al punto primo;
• effettuare e accettare depositi cauzionali in contanti e titoli rilasciando le relative ricevute, inerenti la produzione, distribuzione, commercializzazione dei beni indicati al punto primo;
• rappresentare, a tutti gli effetti di legge e di regolamento, la società nelle procedure avanti l’Ufficio Centrale dei Brevetti, la Commissione dei Ricorsi in materia di Brevetti e analoghi organi o Uffici esteri competenti in materia di proprietà industriale e/o intellettuale;
• sottoscrivere domande e compiere presso le Autorità e gli uffici competenti, nazionali ed esteri, tutte le pratiche, le formalità e gli atti per ottenere il riconoscimento, mantenere ed estendere la protezione dei brevetti per invenzione industriale, marchi, modelli e tecnologie;
• delegare ad altri amministratori della società i poteri che riterrà necessari per l’espletamento delle funzioni e incarichi affidati agli amministratori medesimi.

Sono pertanto conferiti all’ Amministratore Delegato dell’Area Immagine i poteri che di seguito vengono elencati:

• rappresentare in Italia e all’estero la Società nei rapporti con l’Amministrazione dello Stato centrale e periferica, con Enti pubblici e privati, con Persone fisiche e giuridiche, relativamente a tutto ciò che concerne la produzione e commercializzazione di prodotti mediatici quali (a titolo esemplificativo) filmati, materiale televisivo e/o cinematografico, libri ed editoria in genere, produzioni multimediali nel senso più ampio avente ad oggetto il Palio di Siena e le sue Contrade;
• stipulare con tutte le clausole opportune, compresa quella compromissoria, modificare e risolvere, cedere ed acquisire per cessione, contratti e convenzioni di noleggio, trasporto, comodato, somministrazione, opera e altri aventi per oggetto prestazioni di servizi in genere, assicurazione, mediazione, commissione, spedizione agenzia e concessioni di vendita, deposito e anche con l’Amministrazione dello Stato, con Enti pubblici e privati, il tutto avente ad oggetto la produzione e distribuzione dei beni indicati al punto che precede;
• acquisire contributi, royalties, aggi, o quant’altro comunque denominato, accettare le condizioni inerenti, sottoscrivere i necessari documenti e rilasciare le relative quietanze, inerenti la produzione e distribuzione dei beni indicati al punto primo;
• effettuare e accettare depositi cauzionali in contanti e titoli rilasciando le relative ricevute, inerenti la produzione e distribuzione dei beni indicati al punto primo;
• gestire la responsabilità ed ogni atto relativo alla comunicazione e alla immagine del Consorzio Tutela Palio. Ciò attraverso la cura dei rapporti con la stampa locale e nazionale e la collaborazione con le TV locali e nazionali per quanto attiene le trasmissioni televisive trasmesse, in diretta, in ogni momento dell'anno.
• Curare che troupe televisive e cinematografiche (nazionale ed internazionali) forniscano con i propri documentari una immagine adeguata alla storia alla cultura e alla tradizione della nostra Festa e della vita delle Contrade.
• delegare ad altri amministratori della società i poteri che riterrà necessari per l’espletamento delle funzioni e incarichi affidati agli amministratori medesimi."

3.2 – Autonomie

Fermo restando la piena autonomia così come sancita nelle deleghe sopra riportate e nel rispetto delle indicazioni di indirizzo annualmente deliberate dal Consiglio di Amministrazione, gli Amministratori Delegati hanno l’obbligo di concordare preventivamente con il Consiglio di Amministrazione:

• la definizione di nuove tipologie di contratto;
• la stipula di contratti il cui ambito economico superi Euro 30.000,00;
• l’avvio di progetti di rilevante importanza.

3.3 - Obblighi

Gli Amministratori Delegati devono sinteticamente riferire ad ogni riunione del Consiglio di Amministrazione, sugli atti e sulle attività intraprese nella loro autonomia.

4. Strutture di supporto all’operatività

4.1 - Comitati tecnici

Ogni Consigliere può proporre al Consiglio di Amministrazione, a supporto delle proprie attività o quando ritenuto opportuno, la costituzione (o l’integrazione) di specifici Comitati Tecnici specificandone le finalità e le competenze.

La responsabilità di ogni Comitato Tecnico è automaticamente ricondotta ai Consiglieri proponenti.

I Comitati Tecnici avranno una durata definita e saranno composti da uno o più membri, paritetici fra loro, da ricercare, di preferenza, fra coloro che hanno ricoperto incarichi di contrada.

In qualsiasi momento il Consigliere Responsabile può proporre al Consiglio di Amministrazione lo scioglimento del Comitato Tecnico.

Il Comitato Tecnico decade automaticamente in caso di decadenza del proprio Consigliere Responsabile. In questo caso un nuovo Consigliere può proporre al Consiglio di Amministrazione la ricostituzione del Comitato Tecnico.

4.2 – Archivi

In seno al Consorzio per la Tutela del Palio di Siena sono formalmente costituiti almeno i seguenti archivi documentali e mediatici che devono essere correttamente alimentati, inventariati e manutenuti:

1. Beni in comodato d’uso alle Contrade socie – contiene le informazioni dettagliate sui beni ceduti in comodato d’uso alle Contrade socie ed i relativi contratti di comodato debitamente sottoscritti;
2. Documenti cartacei – contiene tutta la documentazione prodotta e ricevuta dal Consorzio per la Tutela del Palio di Siena con particolare riguardo alla parte relativa agli accordi ed ai contratti. Deve essere gestito ed aggiornato uno specifico archivio contenente il protocollo di tutta la documentazione contenuta in archivio;
3. Materiale cinematografico, fotografico e multimediale – contiene tutti i filmati, le foto ed i prodotti multimediali di proprietà del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena, debitamente catalogati ed inventariati. Deve essere gestito ed aggiornato uno specifico archivio contenente la catalogazione e classificazione di tutto il materiale presente;
4. Oggettistica e materiale relativo all’Area Marchio – contiene tutti gli oggetti derivanti da specifiche acquisizioni e tutti i prototipi e tutto il materiale inviato al Consorzio per la Tutela del Palio di Siena a seguito del marchio. Deve essere gestito ed aggiornato uno specifico archivio contenente la catalogazione e classificazione di tutto il materiale presente.
5. Materiale a disposizione del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena – Contiene tutta la produzione del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena, disponibile per vendita o cessione gratuita. Deve essere gestito ed aggiornato uno specifico archivio contenente la catalogazione e classificazione di tutto il materiale presente.

4.3 – Segreteria del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena

E’ composta da personale dipendente del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena che effettua il disbrigo della corrispondenza cartacea ed elettronica, supporta l’operatività del Presidente e degli Amministratori Delegati e, più in generale, supporta l’operatività del Consiglio di Amministrazione.

Costituisce il presidio telefonico giornaliero del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena.

Cura la catalogazione ed l’aggiornamento degli archivi elettronici relativi alle varie tipologie di archivio previsti al precedente punto 4.2.

La responsabilità della Segreteria del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena è demandata ad un membro del Consiglio di Amministrazione all’uopo nominato, che abbia la caratteristica di presenza continuativa nei locali del Consorzio stesso.

5. Meccanismi elettorali

5.1 – Elezione del Presidente

Per la nomina del Presidente del Consorzio per la Tutela del Palio di Siena occorre costituire un’apposita commissione di tre membri, uno nominato dal Consiglio di Amministrazione e due nominati dal Magistrato delle Contrade, che ha il compito di identificare e proporre al Consiglio di Amministrazione il nominativo del Presidente da eleggere.

La Commissione deve essere eletta entro i 20 giorni successivi alla decadenza e la Commissione ha 20 giorni di tempo per individuare il nominativo del nuovo presidente da portare all’approvazione del Consiglio di Amministrazione.

5.2 – Rinnovo od integrazione del Consiglio di Amministrazione

Nel caso in cui se ne ravvisasse la necessità, la stessa Commissione di cui al punto 5.1, potrà essere incaricata di individuare, con gli stessi tempi e modalità operative, i candidati a rivestire la figura di consiglieri e da presentare all’assemblea dei soci per la relativa approvazione.

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Versione definitiva 3.0 del 31/12/2004